Lorsque vous lisez les différents processus de mise en œuvre du système de management de la qualité (SMQ) ISO 9001, vous remarquerez qu’ils finissent toujours par imposer à votre organisation de travailler sur la documentation.

Une bonne documentation ISO 9001 doit être concise, facile à comprendre. Pour ce faire, on vous  a préparé une liste des exigences en matière de documentation et des moyens de la développer de manière exhaustive.

Ce qui rend la documentation ISO 9001 importante

– Votre organisation doit documenter tout son système de management de la qualité. La norme ISO 9001 inclut à la fois des exigences implicites et explicites pour différents documents.

– Votre organisation doit travailler sur tout ce qui est contenu dans votre documentation ISO 9001.

– Votre organisation doit disposer d’un ensemble complet de documents ISO 9001 pour pouvoir exercer ses activités conformément à l’ISO.

– Votre organisation doit s’assurer que la documentation répond aux exigences de la norme ISO 9001: 2015 tout en garantissant l’efficacité et que le processus n’alourdit pas la bureaucratie.

Nous  rappellons aux organisations de ne pas mettre la pression sur leurs employés en ajoutant des heures de travail pour produire de la documentation. Certaines entreprises ont même tendance à débourser des sommes excessives pour maintenir un système de management de la qualité complexe et bureaucratique.

ISO 9001: 2015 Exigences relatives à la préparation

• Procédures

Les procédures sont essentielles dans la documentation ISO 9001, car elle détaille principalement la manière dont les organisations exécutent plusieurs processus, y compris ceux qui en sont responsables.

L’ISO 9001: 2015 établit les exigences pour les procédures et leur contenu dans de nombreux articles, mais les exigences ne sont pas toujours explicites. On suggère aux organisations de définir des procédures qui couvrent toutes les exigences applicables d’ISO 9001: 2015.

• Objectifs qualité

ISO 9001: 2015 impose aux organisations de conserver des détails sur les objectifs de qualité en tant qu’informations documentées.

• Politique qualité

On rappelle aux organisations que la politique de qualité ISO 9001 sert de principe directeur général. La politique qualité décrit la position de la société en matière de qualité et de satisfaction du client. Notez que la politique qualité doit respecter les exigences de la norme ISO 9001: 2015, section 5.2.

• Déclaration de portée

La norme ISO 9001: 2015, section 4.3, impose aux organisations d’inclure un énoncé de la portée dans la documentation. L’énoncé de la portée identifie les limites et l’application du système de management de la qualité au sein des organisations.

• Tableau des intéractions de processus

La section 4.4 de l’ISO 9001: 2015 oblige les entreprises à disposer d’un organigramme de processus illustrant la connexion des différents processus du système de management de la qualité ISO 9001.

• Instructions de travail

Conformément aux exigences de la section 8.5.1 de l’ISO 9001: 2015, les instructions de travail constituent la partie la plus complexe et la plus spécifique de l’entreprise. Les instructions de travail indiquent précisément comment des tâches particulières doivent être exécutées. Les personnes qui effectuent le travail réel écrivent normalement les documents.

Pourtant, il est mal compris que toutes les tâches d’une organisation doivent être documentées. On nous rappelle qu’ISO 9001 n’a besoin que des instructions de travail nécessaires qui apportent une réelle valeur ajoutée aux organisations.

• Enregistrements

La ligne est délicate entre documents et enregistrements. Les documents donnent des instructions sur la manière de superviser une organisation. Entre-temps, les enregistrements sont la preuve de la manière dont les choses et les processus sont effectués.

ISO 9001: 2015 englobe diverses exigences explicites relatives aux enregistrements, y compris les exigences relatives aux enregistrements non définis.

ISO 9001 requiert-il un manuel qualité pour la documentation?

Les versions précédentes d’ISO 9001 nécessitaient un manuel qualité car il renfermait la description générale du système de management de la qualité d’une organisation. Cependant, ISO 9001: 2015 n’oblige plus les organisations à fournir un manuel qualité.

Néanmoins, certaines organisations décident toujours de créer un manuel qualité à des fins de marketing et de fournir aux parties externes des informations générales sur leur système de management de la qualité sans dévoiler leurs processus exclusifs.

Les formulaires sont-ils optionnels?

Voici un petit répit – ISO 9001: 2015 n’exige aucune obligation d’utilisation des formulaires.

Néanmoins, l’utilisation des formulaires peut être bénéfique en termes de gain de temps et de cohérence. Les formulaires peuvent également aider à former différents enregistrements requis par ISO 9001: 2015. De même, les formulaires peuvent servir d’instructions ou de guides tout au long du processus de fourniture des informations demandées.

Format et contenu

Les exigences mentionnées ci-dessus sont essentielles pour la documentation ISO 9001 de votre organisation, mais de nombreuses choses ne sont pas nécessaires.

-Votre organisation n’a pas à appliquer de format ni de mise en page particulière.

-Il n’est pas nécessaire de faire référence à chaque formulaire et à chaque document.

-Il n’y a pas d’exigences concernant les paragraphes d’introduction aux procédures.

-Il n’exige pas que la documentation de votre organisation soit complexe et difficile à comprendre.

Comment développer une simple documentation ISO 9001

N’oubliez pas que la documentation ISO 9001 a pour objet de spécifier des instructions relatives à la mise en œuvre par votre organisation du système de management de la qualité ISO 9001. Une excellente documentation doit être conviviale, facile à comprendre et à suivre.

Votre organisation peut développer une bonne documentation ISO 9001 en tenant compte des différentes préférences des utilisateurs. Par exemple, vous pouvez combiner des instructions en utilisant des organigrammes, des textes descriptifs et des images.

Si votre organisation le juge nécessaire, vous pouvez utiliser des modèles de documentation. De plus, communiquez avec votre consultant ISO 9001 pour la rédaction de la documentation.

On encourage les organisations à maintenir leur documentation aussi efficace et simple que possible. Notre équipe de consultants experts peut aider votre organisation à mettre en place un système de management de la qualité conforme aux normes ISO 9001, y compris votre documentation.

N’oubliez pas qu’une simple documentation permet de gagner du temps lors de la mise en œuvre d’un système de management de la qualité, qui vous aide à atteindre une efficacité opérationnelle et à satisfaire votre clientèle.