La quête d’une certification ISO 9001 peut s’avérer difficile en raison de ses exigences complexes. Toutefois, cela n’a pas à être compliqué si votre organisation comprend bien l’ISO 9001. Nous avons rassemblé les étapes à suivre pour avoir la certification ISO 9001.

Les normes de management ISO sont conçues pour être génériques et pertinentes pour les secteurs de toutes tailles. Quels que soient les produits et services de votre organisation, les normes fournissent une structure pour une bonne formation en management . N’oubliez pas que l’ISO 9001 est axé sur l’efficacité des processus et sur la satisfaction des clients .

Étape 1: Identifiez les obhjectifs clés .

Il est conseillé à la direction de réviser officiellement les principaux facteurs de votre entreprise pour appliquer un système de management de la qualité. Ces facteurs doivent intégrer les besoins spécifiques des clients, une sensibilisation accrue à la performance de vos processus clés et la nécessité d’une amélioration continue.

Déterminez si les raisons de la mise en œuvre sont alignées sur les plans d’affaires et les plans stratégiques de votre organisation. Le système de management de la qualité sert de cadre succinct pour spécifier les résultats que votre organisation souhaite obtenir.

Étape 2: Acquérir la norme.

Votre organisation doit acheter une copie de la norme. Prévoyez du temps pour la recherche afin d’acquérir des connaissances sur l’ISO 9001 associées à votre secteur d’activité. Plusieurs sources sont disponibles, y compris les manuels de l’Organisation internationale de normalisation et des articles publiés sur Internet.

Assurez-vous que votre organisation peut différencier les faits des mythes. Par exemple, l’ISO 9001 est la norme mondiale pour les systèmes de management de la qualité dans tous les secteurs, pas seulement dans le secteur de la fabrication. En attendant, ISO 9001: 2015 est la dernière version de la norme.

Étape 3: Concevez votre politique.

Les objectifs et les orientations constituent une politique que la direction doit s’engager à utiliser pour que l’organisation puisse mettre en place avec succès un système de management de la qualité. La documentation officielle de la politique et des objectifs qualité fondés sur les exigences d’ISO 9001 est une étape essentielle.

La politique qualité doit prendre en compte le fonctionnement de votre organisation afin de garantir l’application des exigences mentionnées dans la politique qualité. Elle doit également être accessible pour manifester des améliorations continues. La politique doit être efficacement communiquée à tous les employés pour qu’un effort collectif de management , de réalisation et de maintien de la qualité soit nécessaire.

Étape 4: Allouer des ressources pour le développement du système de management de la qualité.

Un responsable qualité interne ne doit pas assumer toutes les responsabilités. L’organisation doit s’assurer que toutes les responsabilités et les tâches sont partagées à tous les niveaux. L’organisation doit fournir des ressources telles que le budget et imposer des délais réalistes. Un plan de projet formel est un moyen judicieux d’identifier les besoins et de progresser dans la mise en œuvre, mais ce n’est pas une exigence réelle de la norme ISO 9001.

De plus, le recrutement d’un consultant est un moyen rentable d’aider au développement du système. Les consultants provenant de sources indépendantes peuvent donner des conseils. Ils doivent donc avoir une connaissance et une compréhension totales de votre organisation.

Étape 5: Comprenez vos processus.

ISO 9001 oblige une organisation à décrire correctement les interactions entre les processus du système de management . Une simple mappe de processus spécifiée à votre organisation peut vous aider à l’obtenir. Il doit indiquer les ressources, les processus clés, les contrôles, les enregistrements et la documentation essentiels pour répondre aux besoins des clients.

La cartographie des processus doit être validée dans l’ensemble de l’organisation pour garantir qu’aucune interaction ou zone ne soit laissée de côté. Il devrait être utilisé et révisé à mesure que le système se développe. De cette manière, la carte de processus pourrait être mise à jour jusqu’à son inclusion dans le manuel qualité.

Étape 6: Investissez dans un programme de formation concis.

ISO 9001 exige que les compétences du personnel entrant dans le champ d’application du SMQ soient correctement identifiées. Les employés, les chefs d’équipe et les auditeurs internes devront tous suivre un éventail de séminaires, d’ateliers et de cours de recyclage afin de répondre aux exigences de compétences.

Cela peut parfois inclure une formation externe, ce qui peut fournir une assurance et des compétences authentiques pour aider le processus d’exécution. Une organisation doit également définir comment démontrer l’efficacité de la formation.

Étape 7: Développer une documentation complète du système de management .

Votre organisation n’a pas à faire trop de préparatifs en préparant des tonnes de fichiers et des charges de documents inutiles.

Une documentation contrôlée des procédures, des enregistrements, des politiques, des instructions de travail et du manuel d’entreprise est une autre exigence de la norme ISO 9001. Cette documentation vise à donner un cadre clair aux opérations de l’organisation et à la cohérence des processus.

La documentation de votre système de management de la qualité doit mettre l’accent sur les documents démontrant l’efficacité et la création de processus applicables à votre organisation. Cela donne de meilleures preuves de la réalisation des objectifs et des buts.

Étape 8: Exécutez votre système de management de la qualité.

Les audits internes doivent mesurer et enregistrer périodiquement la bonne mise en œuvre des exigences du système de management de la qualité. Il est recommandé de procéder à un examen de la direction afin de garantir l’efficacité, la pertinence continue et l’adéquation du système.

La revue de direction est un élément clé pour prouver l’efficacité de l’application du système de management ISO. Les évaluations d’entreprise sont également utiles pendant la phase de mise en application d’ISO 9001.

L’organisation doit fournir des listes de contrôle détaillées (Checklistes)  et des instructions de travail spécifiques à chaque poste. De même, les actions correctives doivent être déterminées, améliorées et enregistrées.

Informez vos employés des raisons pour lesquelles l’entreprise vise la certification, y compris les procédures, le calendrier et les avantages. Une explication appropriée permet d’atteindre un objectif général et d’assurer un effort constant. La communication et l’adhésion sont vitales pour une mise en œuvre réussie.

Étape 9: Réalisez un audit de pré-évaluation et une analyse des écarts.

Envisager un audit de pré-évaluation à n’importe quelle étape. De plus, un rapport d’analyse des lacunes des organismes de certification identifiera les exigences ISO 9001 auxquelles votre organisation répond déjà. Tout écart entre les processus actuels de votre organisation et les exigences de la norme peut aider à la création d’un plan de projet.

En outre, les audits devraient vérifier si des séminaires ou une formation ont été appliqués. Cela vous donnera la capacité d’estimer les délais et de fixer une date pour la certification réelle.

Étape 10: Obtenez la certification.

Il est important pour les organisations de choisir un organisme de certification accrédité au niveau national pour auditer le système de management . L’organisme de certification décidera si votre système de management est conforme aux exigences ISO.

La certification initiale est un processus en deux étapes. La première étape consiste à examiner les processus documentés au siège de l’organisation. Il vise à vérifier si les processus répondent aux exigences des systèmes de management ISO.

Un certificat accrédité sera remis à votre organisation après la fin de l’audit de la deuxième étape. L’audit sur site doit permettre de constater que votre organisation suit ses propres processus.

Par conséquent, il est essentiel d’engager un dialogue et une planification à l’avance avec l’organisme de certification choisi par votre organisation, car cela peut apporter une valeur ajoutée à votre organisation. Cela vous aidera également à améliorer en permanence les processus de votre organisation.

Dernier rappel

Le système de management de la qualité ISO 9001 vise à optimiser les performances de votre organisation et à assurer une amélioration continue.

Cela ressemble à un processus compliqué, mais votre organisation peut simplifier les choses en préparant les employés et les processus lors de la mise en œuvre d’un système de management de la qualité ISO 9001. Une fois que votre organisation obtient la certification ISO 9001, vous devez continuer à appliquer le système de management de la qualité dans les opérations quotidiennes afin de maintenir la certification et d’améliorer le système de management de la qualité, si nécessaire.