L’accréditation ISO 17025

La préparation d’une évaluation d’accréditation ISO 17025 est généralement accompagnée d’un peu de nervosité et d’incertitude, quelle que soit votre expérience. Cela peut aussi être stressant si vous n’en avez pas déjà vécu. Forts de notre connaissance de ces exigences, nous avons dressé une liste des éléments indispensables à la réussite de notre audit lorsque les auditeurs se présentent. En plus d’avoir ces éléments, ils doivent être bien organisés dans les bons classeurs et boîtes, et à proximité du lieu de l’audit pour l’accréditation ISO 17025.

Dans le cas des enregistrements numériques, assurez-vous qu’ils sont correctement compilés électroniquement et sauvegardez-les sur une clé USB. Laissez chaque auditeur disposer d’un lecteur flash et d’une copie pour vous-même. Cela vous aide à rester en contact avec les auditeurs et à répondre facilement aux questions lors de l’audit de l’accréditation ISO 17025.

“Ne donnez que des copies de vos dossiers aux auditeurs, car ils pourraient perdre ou endommager les originaux. Les originaux restent avec vous.”

La nécessité d’une préparation adéquate pour l’accréditation ISO 17025

Vous essayez probablement de comprendre la nécessité de préparer ces éléments avant l’audit de l’accréditation ISO 17025. Eh bien, voici les raisons.

Tout d’abord, vous devez faire la bonne première impression. Lorsque vos auditeurs voient à quel point vous êtes organisé et prêt pour eux; ils perçoivent votre organisation professionnelle, disciplinée et sur la bonne voie. Il s’agit donc d’une première étape dans l’inclinaison de l’audit pour vous favoriser.

Deuxièmement, être prêt et bien organisé signifie que vous n’êtes pas obligé de commencer à chercher des articles lorsque vos auditeurs le demandent. Cela vous permet d’économiser jusqu’à des centaines et des milliers d’euros. Après tout, votre auditeur ne durera pas plus longtemps et vous n’avez pas à payer de supplément.

Enfin, être préparé ne laisse aucune faille, vos auditeurs ne peuvent donc trouver aucune autre lacune. Le temps passé à rechercher des documents permet à vos auditeurs d’approfondir vos dossiers, vos documents et vos processus. Si cela prend trop de temps, ils risquent de trouver quelque chose.

Lorsque vous présélectionnez vos enregistrements, vous aurez la possibilité de choisir les meilleurs enregistrements – sans irrégularités ni erreurs. Cela réduit les citations, les carences et les questions de vos auditeurs, comme ça vous aurez déjà un avantage dans l’audit .

Avantages de la préparation

Les avantages d’une préparation adéquate à votre audit d’accréditation ISO 17025 peuvent être classés en trois catégories:

• Réduction des coûts
• Lacunes mineures
• Un gain de temps

Lorsque vous êtes bien organisé et que les informations sont déjà préparées, vous passez moins de temps. Moins de temps signifie que vous dépensez moins en frais d’audit, ce qui permet à votre entreprise d’économiser certaines dépenses. De même, le stress est moindre et vous pouvez facilement vous concentrer sur l’audit proprement dite et répondre à toutes les questions avec confiance et esprit sans distraction.

“Vos dossiers doivent être bien organisés dans les bons classeurs et boîtes, et à proximité du lieu de l’audit.”

Mon expérience d’audit d’accréditation ISO 17025

Il y a des années, mon système de management de la qualité, mes procédures et mes documents normatifs étaient les seuls éléments que j’avais l’habitude d’apporter à mes évaluations. Ainsi, la majeure partie de la période d’évaluation est consacrée à la recherche de dossiers et de documents demandés par mes auditeurs , ce qui m’a affecté négativement. Mon attention était divisée. donc je ne pouvais pas répondre aux questions avec confiance. Tous ces éléments étaient à l’avantage psychologique de mes auditeurs et m’ont exercé le même effet de levier contre moi. Après tout, je n’étais pas suffisamment préparé.

De même, j’ai dû passer plus de temps que d’habitude à l’audit et plusieurs carences ont été identifiées. C’était tellement grave que je ne comprenais pas quelles lacunes avaient été décelées avant d’avoir examiné le rapport final de l’audit.

N’hésitez pas à nous raconter vos précédentes rencontres avec l’audit d’accréditation ISO 17025 dans la section commentaires ci-dessous.

Le secret pour améliorer les audits d’accréditation ISO 17025

Après de nombreuses audits d’accréditation sans préparation adéquate et de nombreux résultats positifs, j’ai passé en revue mes méthodes de préparation. J’ai identifié les éléments que mes auditeurs avaient demandés plus fréquemment lors de mes précédentes audits et j’ai utilisé cette liste pour me préparer aux audits à venir.

Dans la première audit où j’ai utilisé ma liste, les résultats ont été étonnants. J’ai passé trois jours au lieu de cinq, réduisant ainsi le coût de mon audit de 40%. Les carences citées ont également diminué d’environ 60%. J’étais impressionné et je me suis engagé à respecter cette liste tout en optimisant les mêmes avantages pour moi-même et mes clients lors de la préparation des audits d’accréditation ISO 17025.

Bien que les améliorations apportées à mes derniers résultats d’audit soient peut-être à l’origine de la réduction de mes lacunes, je croyais fermement que ma bonne préparation avait également joué un rôle central. Ma conviction est encore renforcée par la réduction apparente de la durée de l’audit.

Il y a principalement deux auditeurs pour mes évaluations et ils sont censés mener l’audit pendant cinq jours. Une fois que j’ai été en mesure de réduire la durée à trois jours, les dépenses engagées par mes auditeurs ont été considérablement réduites, c’est-à-dire que j’ai dépensé moins, entre autres, sur le tarif horaire, le logement et les frais de voyage.

“Dans le cas des enregistrements numériques, assurez-vous qu’ils sont correctement compilés électroniquement et sauvegardez-les sur une clé USB. Laissez chaque auditeur disposer d’un lecteur flash et d’une copie pour vous-même.”

La liste des points à préparer pour un audit réussi de l’accréditation ISO 17025

Lors de la préparation de votre audit ISO 17025, assurez-vous de la collecte et de l’organisation des éléments suivants:

1- Manuel qualité

Le manuel qualité est assez important. Bien que vous puissiez le voir comme un élément évident de la liste, vous ne devriez pas oublier de faire des copies, au moins une copie pour chaque auditeur ainsi que pour vous-même.

2- Procédures 

Conformément à la norme ISO 17025, vous devez avoir des procédures . Ainsi, vos auditeurs seront intéressés à vérifier si vous avez une procédure de travail qui répond à l’exigence standard. Assurez-vous que vos procédures sont en place lorsque votre auditeur vous les demande.

3- Documents normatifs

Ceux-ci font partie de votre système qualité et peuvent inclure des exigences et des documents de politique publiés par les organismes d’accréditation des laboratoires. De même, ils peuvent inclure d’autres documents, par exemple ceux publiés par ILAC. Les auditeurs sont connus pour citer des lacunes dues à des documents obsolètes. Par conséquent, assurez-vous de ne présenter que les versions les plus récentes des documents et, bien sûr, rendez-les disponibles sur demande.

4- Portée de l’accréditation

Avec votre accréditation ISO 17025 sécurisée, votre périmètre d’accréditation devient votre meilleur outil de marketing. Il est donc important de vérifier attentivement les mises à jour, les modifications ou les erreurs avant de les soumettre à vos auditeurs . Rendez-les facilement disponibles pour révision, car cela montre votre volonté de mettre à jour le document. Votre champ d’accréditation vous sera également utile pour évaluer les compétences et les capacités de votre personnel de laboratoire.

5- Liste des documents

Cela fait partie intégrante de votre système qualité et est toujours requis par les auditeurs. La liste contient tous les documents constituant votre système de management de la qualité, expliquant ainsi son importance. Assurez-vous de bien le réviser et effectuez les mises à jour, modifications et corrections nécessaires avant votre audit.

6- Liste des sous-traitants approuvés

Une liste de sous-traitants agréés est propre aux laboratoires qui sous-traitent des tests et (ou) des étalonnages. Vous devriez vous efforcer de le faire réviser et mettre à jour avant la période d’évaluation. C’est l’un des éléments que vos auditeurs demanderont, alors gardez-le à portée de main. Il est conseillé de conserver également une copie de la portée de l’accréditation de votre sous-traitant.

7- Liste des fournisseurs approuvés

Tout comme la liste de vos sous-traitants agréés, vous devriez également avoir la liste de vos fournisseurs approuvés. Assurez-vous qu’elle est examinés et corrigés au besoin, car vous ne voulez pas que les auditeurs signalent une lacune à cet égard. Gardez-la proche aussi.

8- Journal des réclamations

Vos plaintes peuvent être enregistrées de différentes manières, mais quelle que soit la méthode adoptée, gardez-la à portée de main pour que vos auditeurs puissent l’examiner. Ils l’examineront pour s’assurer que vous documentez au besoin et conformément à votre manuel qualité.

9- Commentaires des clients 

Que vous utilisiez des sondages ou d’autres moyens d’obtenir et de documenter des retours d’expérience, assurez-vous qu’ils sont disponibles pour examen par vos auditeurs . Vos auditeurs seront toujours intéressés à vérifier les commentaires de vos clients. Vous devez également en faire des copies pour vous aider, chacun pour votre compte.

10- Rapports de non-conformité

Vous devez conserver des enregistrements de toute non-conformité dès votre dernière audit. De tels enregistrements doivent également être disponibles pour l’évaluation de vos auditeurs . Ils aimeront voir comment votre laboratoire a traité ces non-conformités (le cas échéant) et quelles actions correctives ou préventives ont été appliquées. De même, vos auditeurs souhaitent savoir comment vous allez procéder à votre analyse de la cause première.

11- Actions correctives

Si vous avez pris des mesures correctives depuis votre dernière audit, assurez-vous qu’elles sont bien documentées. Faites des copies de ces enregistrements et rendez-les accessibles à vos auditeurs pour vérification. L’idée sous-jacente à l’évaluation est de vérifier si vous avez mis en œuvre les actions correctives et de vérifier leur efficacité depuis leur mise en œuvre, ainsi que de vous assurer qu’elles ne se reproduisent plus.

12- Actions préventives

Toutes les actions préventives mises en œuvre depuis votre dernière audit doivent être consignées, car vos auditeurs voudront les vérifier. Ils seront également intéressés à voir si vous les avez vraiment surveillés pour confirmer leur efficacité.

13- Audits internes

Par le biais d’audits internes, vous pouvez vérifier le système de management de la qualité de votre laboratoire en termes d’efficacité, de non-conformités et d’améliorations. Forts de ces connaissances, les auditeurs ont hâte de connaître vos découvertes conformément à votre audit interne. De même, ils veulent confirmer si vous auditez votre laboratoire en premier lieu. Ainsi, vous devez rendre ce document facilement accessible en copie pour une relecture facile.

14- Revues de la direction

Il s’agit d’un autre segment crucial de vos systèmes de management de la qualité qui intéresse particulièrement les auditeurs . Il s’agit d’un moyen de vérifier le niveau d’implication de la direction de l’entreprise dans la qualité des opérations de laboratoire. Par conséquent, les preuves des revues de direction et de leurs conclusions doivent être disponibles pendant votre audit.

15- Enregisrements de formation

Votre laboratoire ne peut évidemment pas fonctionner sans les contributions de votre personnel de laboratoire. Ainsi, les auditeurs voudront savoir s’ils sont qualifiés et formés, ce qui est vital pour les activités d’étalonnage et de test, ainsi que pour la qualité de leurs services. Et pour faire une telle évaluation, les dossiers de formation sont les documents requis.

Ils peuvent également utiliser le document pour créer des objectifs de formation pour votre personnel. Ainsi, rendez les enregistrements disponibles et ayez suffisamment de copies prêtes.

16- Liste des qualifications du personnel

Outre les capacités et les compétences de votre laboratoire et de votre personnel, les auditeurs sont également intéressés par la liste des qualifications de votre personnel. Grâce à la liste, ils vérifient facilement quel personnel est suffisamment qualifié pour gérer des tests et (ou) des étalonnages spécifiques lorsqu’il est temps de faire la démonstration de compétences.

Certains organismes d’accréditation vous demanderont la liste, d’autres non. Cependant, disposer de tels enregistrements est avantageux pour votre laboratoire, car il permet de gagner du temps. Avec la liste de qualifications du personnel, les auditeurs n’ont pas besoin de passer en revue les dossiers de formation de votre personnel.

17- Journaux d’état des conditions ambiantes

Les conditions environnementales de votre laboratoire sont généralement surveillées et enregistrées quotidiennement. Au cours de votre audit, vos auditeurs auront besoin de ces enregistrements pour vérifier si vous surveillez réellement les conditions de votre laboratoire. De même, c’est un moyen de vérifier si les conditions de votre laboratoire sont normales et conformes aux spécifications. Et dans les cas où les conditions sont contraires aux spécifications, ils souhaitent savoir si vous avez arrêté ou poursuivi des œuvres accréditées.

18- Méthodes et procédures de test / étalonnage

Des procédures ou des méthodes pour fournir des instructions sont nécessaires pour effectuer des étalonnages et des tests. Les auditeurs seront donc intéressés par l’examen de ces méthodes, tout en confirmant leur pertinence et leur validité, ainsi que par leur mise à jour. Ce sont les raisons pour lesquelles vous devez les garder à portée de main et les valider.

19- Incertitudes de mesures

Il existe des estimations ou des déclarations d’incertitude de mesure, telles que constatées dans vos rapports de test et / ou d’étalonnage. L’enregistrement adéquat de cette information est important, et il faut s’y prendre; vous devez d’abord estimer l’incertitude de mesure à l’aide d’un budget d’incertitude.

En plus d’indiquer comment vous avez estimé l’incertitude de mesure, les budgets d’incertitude indiquent également de quelle manière votre estimation est affectée et ce qui la affecte. Toutefois, vos auditeurs s’intéressent à cet enregistrement afin de s’assurer que votre incertitude a été calculée correctement tout en prenant en compte les influences appropriées.

20- Rapports d’étalonnage de l’équipement

La traçabilité est une condition préalable au calcul des résultats de mesure. Les auditeurs souhaitent vérifier si les résultats de votre test et / ou de votre étalonnage sont traçables. Ainsi, ils examineront les rapports d’étalonnage de votre équipement. Plusieurs copies doivent être faites pour vous et pour eux aussi.

Pour de meilleurs résultats, vous devez organiser les copies papier dans des classeurs à trois anneaux avec onglets et les copies numériques sur une mémoire flash. Avec cela, il ne faut pas beaucoup de temps pour localiser les rapports en question, en particulier si la liste contient plusieurs rapports d’étalonnage. Vous pouvez également fournir deux ou trois cycles de rapports d’étalonnage. En effet, les auditeurs peuvent demander le rapport des étalonnages précédents pour certains équipements, mais si vous avez tout organisé et préparé, vous pouvez facilement le localiser.

21- Résultats des tests de compétence

Ceci est un autre élément de la longue liste des exigences ISO 17025. En tant que laboratoire, vous devez participer à un programme d’essais d’aptitude et vous assurer de couvrir l’intégralité du champ d’application en l’espace de quatre ans (cela varie selon les organismes d’accréditation).

Les auditeurs veulent voir si vous avez satisfait à cette exigence. Ainsi, ils vous demandent votre calendrier de test de compétence et les résultats du test que vous avez passé.

22- Échantillon de rapports d’étalonnage ou de test

Les auditeurs souhaitent voir un échantillon de vos rapports de test ou d’étalonnage habituels. Un tel rapport doit contenir le logo de votre organisme d’accréditation, ainsi que les résultats accrédités ISO 17025. Lorsque les auditeurs demandent ces enregistrements, ils veulent vérifier si vous vous conformez aux exigences de l’ISO et aux politiques en matière de publicité de l’organisme d’accréditation. De même, ils vérifient si vous déclarez SEULEMENT les résultats de mesure pour lesquels vous avez des accréditations dans le cadre de votre travail accrédité.

23- Enregistrements d’étalonnage

Il est conseillé de présélectionner quelques enregistrements d’étalonnage pour chaque discipline, fonction ou paramètre identifié dans votre champ d’accréditation. Lorsque les auditeurs vérifient vos enregistrements d’étalonnage, ils sont intéressés à voir comment vous gérez et contrôlez vos enregistrements, y compris les données d’étalonnage ou de test et les analyses de contacts.

Les dossiers d’étalonnage que vos auditeurs demanderont le plus probablement incluent:

• Examen des contrats, y compris les bons de commande, les devis et les demandes
• Identification ou manipulation des éléments de test ou d’étalonnage
• Rapports envoyés aux clients
• Calibrage des données de test

Avec ces enregistrements, il est plus facile pour vos auditeurs de vérifier le processus de vos travaux et services, du début à la fin. De même, ils examinent les enregistrements pour vous assurer que vous vous conformez aux stipulations de votre manuel qualité et de vos procédures.

Conclusion

En préparant ces éléments en conséquence avant votre audit, vous vous présentez comme une personne professionnelle, bien préparée et organisée, à votre auditeur. Ainsi, vous passez moins de temps que prévu pour votre audit, ce qui vous fait économiser de l’argent. En plus de cela, une bonne préparation vous évite les désagréments et le stress que vous subissez chaque fois que vous vous lancez dans la recherche anxieuse de l’un de ces objets. Sous une telle pression, il est fort probable que vous donniez des informations incorrectes ou que vous passiez plus de temps sur les recherches, donnant ainsi à vos auditeurs suffisamment de temps pour approfondir et identifier les carences.

Certains documents ou enregistrements ont peut-être été omis dans cette liste et sont essentiels à une évaluation ISO 17025 réussie. N’hésitez pas à les partager dans la section commentaires ci-dessous.