À première vue, il peut sembler intimidant de se lancer dans l’élaboration d’une norme complexe telle que la norme ISO 17021:2015. Cette norme définit les exigences pour les organisations qui fournissent des audits et des certifications de systèmes de management. C’est un gage de qualité et de fiabilité, essentiel pour les organisations actives dans le domaine de la certification. Voici comment transformer ce défi en un parcours structuré pour le succès de votre organisation.

Avant de passer à la vitesse supérieure, il est essentiel de comprendre l’essence de la norme ISO 17021:2015. La norme garantit que les organismes de certification fonctionnent de manière compétente, cohérente et impartiale. L’adopter peut renforcer l’autorité et la confiance de votre organisation au sein de l’industrie. À présent, entamons un voyage visant à intégrer parfaitement la norme ISO 17021:2015 au tissu de votre organisation.

Dans l’article suivant, nous présenterons une feuille de route allant du travail de base initial à la maintenance continue après la mise en œuvre. Les conseils porteront sur la planification, le développement de votre système de management et l’adoption des principes fondamentaux de la norme. Nous explorerons le labyrinthe des certifications et aborderons les activités externalisées. À la fin, vous devriez être prêt non seulement à appliquer la norme, mais également à maintenir et à améliorer l’excellence de votre organisme de certification.

1. Premières étapes de la mise en œuvre 

La mise en œuvre de la norme ISO/IEC 17021:2015, qui définit la norme pour les organismes de certification délivrant des certifications de systèmes de management, est une décision stratégique qui peut améliorer les performances globales et l’intégrité des services de certification. Avant de prendre les premières mesures de mise en œuvre, il est essentiel de bien comprendre ses principes et exigences clés. Cela garantit que les services de certification sont compétents, cohérents et impartiaux, conformément à l’objectif global de la norme ISO/IEC 17021.

La première action fondamentale du processus de mise en œuvre est une analyse des lacunes. Cela implique une évaluation détaillée des pratiques actuelles d’une organisation par rapport aux exigences stipulées dans la norme ISO 17021:2015. L’analyse des lacunes permet de mettre en évidence les domaines nécessitant des améliorations, qui peuvent ensuite être abordés méthodiquement.

Par la suite, la mise en place d’une équipe de mise en œuvre dédiée est impérative pour une application réussie de la norme ISO 17021:2015. L’équipe doit être composée de personnes connaissant bien les types de systèmes de gestion, y compris la haute direction, afin de garantir la fourniture des ressources et du soutien nécessaires. En outre, définir clairement les rôles et les responsabilités de l’équipe facilitera un processus fluide et efficace.

La mise en œuvre de la norme ISO 17021:2015 nécessite une préparation et une exécution minutieuses, car la norme affecte divers aspects du processus de certification, des exigences en matière de documentation à la prise de décisions de certification. La création d’un plan structuré guidé par le rapport d’analyse initiale des lacunes garantit que toutes les mesures requises sont prises de manière réfléchie, rapprochant ainsi l’organisation de l’accréditation pour ses activités de certification.

En maintenant la concision et la clarté, l’organisation peut entamer le processus de mise en œuvre en toute confiance, aboutissant à une accumulation d’avantages dans le domaine de la qualité.

2. Planification de la mise en œuvre

La planification de la mise en œuvre de la norme ISO/IEC 17021:2015 est une étape cruciale pour les organismes de certification (OC) qui visent à certifier divers systèmes de management. Ces systèmes peuvent inclure, sans s’y limiter, des systèmes de gestion de la qualité, de l’environnement ou de la sécurité alimentaire. Alors qu’un organisme de certification se prépare au processus d’accréditation, il est essentiel de fixer des objectifs et des buts clairs pour garantir des compétences techniques et des services de certification efficaces.

Le parcours commence par l’élaboration d’un plan de mise en œuvre détaillé mettant en évidence les principaux jalons chronologiques. Cela garantit que toutes les activités sont conformes aux objectifs généraux et que le CB peut suivre les progrès tout au long du processus de certification.

L’allocation des ressources est un autre aspect important de la phase de planification, au cours de laquelle la BC doit identifier les ressources nécessaires, telles que le personnel qualifié, le soutien financier et le soutien technologique. Il est tout aussi crucial de veiller à ce que ces ressources soient disponibles et correctement allouées pour faciliter le processus d’accréditation et les activités de certification ultérieures.

Les programmes de formation et de sensibilisation sont essentiels ; ils permettent au personnel d’acquérir la compréhension requise des normes ISO/IEC 17021:2015 et de faire reconnaître les avantages de l’adhésion. Ces programmes couvrent non seulement les exigences génériques, mais soulignent également l’importance de maintenir les exigences du système de management lors de la certification de différents types de systèmes de management.

Une approche de planification structurée et concise est indispensable, car elle permettra à terme de mener à bien l’accréditation ISO/IEC 17021 -1.

En résumé, une planification méticuleuse de la phase de mise en œuvre est essentielle pour devenir un organisme de certification de systèmes de management réputé dans le domaine de la qualité et au-delà. Il s’agit d’un processus stratégique qui englobe la définition d’objectifs, l’allocation des ressources et le renforcement des capacités du personnel, tout en respectant le calendrier et le budget.

3. Développement du système de gestion 

Le développement d’un système de management robuste est une exigence fondamentale pour les organisations souhaitant obtenir une certification selon la norme ISO/IEC 17021:2015, qui définit les critères pour les organismes de certification effectuant l’audit et la certification des systèmes de management. Lors de la mise en place de ce cadre, l’organisation doit commencer par créer la documentation nécessaire. Cela inclut la rédaction de politiques, de procédures et de manuels adaptés à ses besoins opérationnels. Chaque document doit être clairement écrit et structuré, afin de garantir que le système est à la fois cohérent et facile à comprendre par tous les employés impliqués dans les activités de certification.

La documentation ne doit pas exister dans le vide. Un système de gestion efficace implique des procédures méticuleuses de contrôle des documents, garantissant que tous les enregistrements sont exacts, à jour et protégés contre tout accès non autorisé ou toute perte. Cela s’étend à la gestion d’un système d’enregistrement complet qui résiste à l’examen minutieux des audits internes et externes.

La communication est le ciment qui assure la cohésion du système de gestion. Les organisations doivent mettre en œuvre des stratégies de communication efficaces qui facilitent la circulation de l’information. Des mises à jour régulières et une chaîne de communication claire garantissent que tous les membres du personnel sont informés et ont la capacité de participer au développement et à l’exécution du système.

Les organisations qui utilisent la norme ISO/IEC 17021 doivent accorder une attention particulière à ces domaines, car ils contribuent à la préparation à la certification et, en fin de compte, à la réussite du processus de certification. En adhérant à ces étapes, les entreprises répondent non seulement aux exigences, mais elles tracent également la voie de l’amélioration continue et de la compétence technique.

Ce tableau résume les étapes cruciales du développement d’un système de management conforme à la norme ISO/IEC 17021:2015.

4. Mise en œuvre des principes clés 

Il est primordial de garantir l’impartialité lors de la mise en œuvre de la norme ISO/IEC 17021:2015. Les organismes de certification doivent prendre des mesures décisives pour éliminer les conflits d’intérêts afin de préserver la crédibilité de leurs services de certification. Une stratégie efficace consiste à mettre en place des comités d’impartialité chargés de faire appliquer des protocoles clairs qui garantissent des opérations impartiales.

Un tableau pour illustrer les principaux aspects :

Le renforcement des compétences au sein de l’organisme de certification est également essentiel. Cela implique de choisir méticuleusement le personnel sur la base de critères stricts et de lui fournir une formation approfondie. Il est également essentiel de veiller à ce que le processus de développement professionnel soit continu, afin de permettre aux équipes d’audit de se tenir au courant des normes et des pratiques dans le domaine de la qualité.

La responsabilité et l’obligation de rendre compte doivent être clairement définies au sein de l’organisation. Cela implique non seulement de définir des rôles et des responsabilités spécifiques pour toutes les personnes impliquées dans le processus de certification, mais également de mettre en place de solides mécanismes de responsabilisation. Ces freins et contrepoids garantissent que chaque étape, de la préparation du document à la prise de décision de certification, est réalisée avec compétence technique et conformément aux exigences de la norme ISO/IEC 17021:2015.

Enfin, il est important de se rappeler que les performances de l’organisme de certification font l’objet d’une surveillance continue. Le processus d’accréditation exige le maintien de normes élevées de gestion de la qualité dans toutes les activités de certification. La certification des systèmes de management doit refléter cet engagement en faveur de l’excellence et de la conformité à toutes les exigences standard, y compris la préparation de formats d’échantillons appropriés et de listes de contrôle nécessaires à un audit interne efficace.

En gardant ces principes clés à l’esprit, les organismes de certification peuvent naviguer dans les subtilités de la norme ISO/IEC 17021:2015 et fournir des certifications de systèmes de management fiables et de haute qualité, garantissant ainsi que leur service répond aux besoins complexes de leurs clients.

5. Processus de certification en tant que mise en œuvre 

La mise en œuvre du processus de certification conformément à la norme ISO/IEC 17021:2015 implique une planification et une exécution méticuleuses afin de garantir que les organismes de certification respectent les normes rigoureuses nécessaires à la certification des systèmes de management. Voici comment se déroule le processus :

Examen des demandes et des contrats

• Traitement des demandes initiales et des demandes : Les clients potentiels contactent les organismes de certification pour exprimer leur intérêt à obtenir une certification. Les organismes de certification doivent réagir de manière appropriée et guider les candidats dans les prochaines étapes.

• Révision et approbation des contrats : Une fois le premier contact établi, un examen des exigences et du contrat proposé permet de s’assurer que les deux parties comprennent les obligations et la portée de la certification.

Planification et exécution des audits

• Élaboration de plans d’audit détaillés : Un plan d’audit bien structuré est essentiel. Il décrit la portée de l’audit, les critères, le calendrier et les rôles des membres de l’équipe d’audit.

• Réalisation d’audits sur site et collecte de preuves : L’équipe d’audit se rend sur le site du client pour recueillir des preuves, évaluer la conformité et évaluer la mise en œuvre des systèmes de gestion par rapport aux normes spécifiées.

Prise de décisions en matière de certification

• Critères et processus de prise de décisions en matière de certification : Les organismes de certification prennent des décisions sur la base des preuves recueillies lors de l’audit. Cette décision doit être impartiale et refléter la compétence de l’organisation en matière de respect des normes.

• Garantir l’impartialité et la compétence dans la prise de décisions : L’intégrité du processus de certification repose sur un jugement objectif et compétent. Les organismes de certification ont mis en place des mesures pour garantir l’impartialité et emploient des décideurs compétents.

Cette approche structurée, prescrite par la norme ISO/IEC 17021:2015, garantit une évaluation uniforme des risques et renforce la confiance dans les résultats de certification pour tous les types de systèmes de management.

6. Maintenance du système de gestion 

La maintenance d’un système de management est un processus continu qui garantit une amélioration continue et la conformité à la norme ISO/IEC 17021. Cette partie de la norme se concentre sur la manière dont les organismes de certification doivent non seulement auditer mais également gérer les systèmes de management qu’ils certifient. Voici les éléments essentiels pour une maintenance efficace du système de gestion :

Audit interne :

La réalisation d’audits internes fait partie intégrante de la maintenance d’un système de gestion. Celles-ci doivent être planifiées et effectuées régulièrement afin d’identifier de manière proactive tout domaine de non-conformité ou d’amélioration potentielle. Cette approche proactive permet aux organisations de garder une longueur d’avance sur les problèmes et de maintenir leur conformité.

• Planification : Établissement d’un calendrier et d’une portée pour les audits.

• Conduite : Réaliser les audits comme prévu.

• Traitement des non-conformités : Gérer rapidement les écarts constatés.

• Mise en œuvre de mesures correctives : Veiller à ce que les problèmes soient résolus pour éviter qu’ils ne se reproduisent.

Examens de gestion :

Les examens de gestion périodiques sont essentiels pour évaluer l’efficacité du système de gestion. Ces examens constituent des sessions stratégiques pour analyser les données, évaluer les performances et identifier les opportunités d’amélioration.

• Réunions régulières : Planifier des sessions de révision périodiques.

• Analyse des performances : Examiner les résultats des audits, les commentaires des clients et les indicateurs de processus.

• Identification des améliorations : Discuter des moyens d’optimiser les processus et de résoudre les problèmes.

Amélioration continue :

Principe fondamental des normes ISO, l’amélioration continue implique un effort continu pour améliorer le système de management. Il comprend les actions suivantes :

• Stratégies : Élaboration de plans pour des initiatives d’amélioration.

• Surveillance et mesure : Utiliser des indicateurs de performance clés pour suivre les progrès.

• Évaluation des performances : Analyser l’efficacité des changements mis en œuvre.

Parallèlement à ces actions, il est essentiel pour une organisation de créer et de conserver une documentation précise, de se conformer aux procédures établies et de s’assurer que son équipe dispose des compétences et des ressources nécessaires pour soutenir un système de gestion robuste.

En conclusion, la maintenance d’un système de management est une approche dynamique et systématique visant à garantir l’excellence des performances organisationnelles et le respect de la norme ISO/IEC 17021:2015. Grâce à des audits internes, à des examens de gestion et à des activités d’amélioration continue, une organisation peut démontrer son engagement en faveur de la qualité et sa capacité à fournir des services de certification répondant aux normes les plus élevées.

7. Traitement des plaintes et des appels 

La mise en œuvre de la norme ISO 17021:2015 nécessite le développement de systèmes robustes de « traitement des plaintes et des recours » afin de maintenir la transparence, l’équité et la crédibilité des activités de certification des systèmes de management. Les organismes de certification (OC) doivent établir des procédures documentées pour gérer et résoudre efficacement les plaintes liées à leurs certifications ainsi que les recours contre leurs décisions.

Processus de traitement des plaintes :

Les CB sont chargés de mettre en place des procédures claires et accessibles qui permettent de déposer des plaintes. Ils doivent veiller à ce que les plaintes soient reconnues rapidement et fassent l’objet d’une enquête approfondie. Le processus doit être suffisamment transparent pour renforcer la confiance entre les parties prenantes et préserver l’intégrité de l’organisme de certification.

Procédure d’appel :

En ce qui concerne les recours contre les décisions de certification, les CB doivent fournir aux appelants la possibilité de contester les décisions qu’ils jugent injustes. Les recours doivent être examinés par des personnes indépendantes des activités de certification afin d’éviter tout conflit d’intérêts. La décision concernant l’appel doit être prise par une personne ou un groupe qui n’a pas participé à la décision initiale, afin de garantir un examen impartial.

Principaux éléments du processus de traitement des plaintes et des appels :

1. Réception et accusé de réception : Confirmation immédiate des plaintes et des recours reçus.

1. Évaluation : Une évaluation approfondie pour comprendre la validité et les implications.

1. Examen et prise de décisions : Un examen objectif suivi d’un processus de prise de décision.

1. Communiquer : Communication rapide et transparente de la décision au plaignant/appelant.

1. Tenue de registres : Tenir à jour des dossiers détaillés de la plainte/de l’appel, du processus d’examen et des résultats.

En suivant la norme ISO/IEC 17021:2015, les CB garantissent une approche fiable et cohérente pour gérer à la fois les plaintes et les recours, démontrant ainsi leur engagement en faveur de la qualité et de l’amélioration continue de leurs services de certification.

8. Gestion des activités externalisées 

Dans le domaine de la norme ISO/IEC 17021:2015, qui décrit les exigences pour les organismes procédant à l’audit et à la certification des systèmes de management, la gestion des activités externalisées est essentielle pour maintenir l’intégrité et la qualité des services de certification. Les organismes de certification externalisent souvent des tâches spécifiques en raison de la nature spécialisée de certaines activités de certification, mais ils doivent le faire sans compromettre la qualité et la rigueur de leur travail.

Pour gérer efficacement les activités externalisées, les organismes de certification doivent d’abord identifier les fonctions qui peuvent être externalisées. Cette détermination doit être basée sur la capacité de l’organisation à superviser ces tâches et sur l’impact potentiel sur l’intégrité du processus de certification.

Une fois externalisée, l’accent doit être mis sans relâche sur le maintien de la qualité et de la compétence. L’organisme de certification est chargé de s’assurer que toute entité externalisée, qu’il s’agisse d’un individu ou d’une organisation, agit conformément aux mêmes normes de compétence technique et de conduite professionnelle que celles attendues de l’organisme de certification lui-même.

Le suivi et l’évaluation constituent l’épine dorsale d’une gestion efficace des activités externalisées. Un suivi régulier garantit que les services externalisés respectent les normes et critères convenus. Les organismes de certification doivent mettre en place un processus d’évaluation systématique, mesurant les performances et le respect des exigences contractuelles et de certification.

En résumé, si l’externalisation peut être une décision stratégique visant à améliorer les capacités et la portée, elle apporte un niveau supplémentaire de responsabilité en matière de supervision. Les organismes de certification doivent sélectionner avec diligence des partenaires qualifiés, définir clairement les attentes et évaluer instantanément les tâches externalisées comme s’il s’agissait des leurs, afin de préserver la confiance prestigieuse associée aux certifications ISO.

Conclusion

En conclusion, la norme ISO/IEC 17021:2015 établit la référence absolue pour les organisations qui fournissent la certification de systèmes de management. Il est conçu pour garantir que ces organismes de certification fonctionnent de manière cohérente et fiable, en maintenant la compétence technique et le jugement professionnel dans le processus de certification. L’adhésion à la norme ISO/IEC 17021 améliore non seulement la qualité et la fiabilité des certifications proposées, mais renforce également la confiance des entreprises, des parties prenantes et du public dans les certifications accordées. Les organismes de certification doivent se soumettre à un processus d’accréditation rigoureux, prouvant leur capacité à évaluer de manière impartiale et compétente les systèmes de management par rapport à des normes spécifiques. La norme décrit les exigences relatives à la structure de l’organisme de certification, à la conduite des audits et à la compétence des équipes d’audit, entre autres.

Les organisations qui souhaitent certifier leurs systèmes de management, qu’ils soient axés sur la qualité, le management environnemental ou tout autre domaine de la qualité, sont encouragées à travailler avec des organismes de certification conformes à la norme ISO/IEC 17021:2015. Ce faisant, ils garantissent la validité et la reconnaissance de leur certification, soutenant ainsi leur engagement en faveur de l’excellence et de l’amélioration continue.