Le coût du processus de certification ISO 9001 peut parfois rendre les organisations incertaines quant à la possibilité  de se lancer. Cependant, obtenir la certification ISO peut potentiellement réduire les coûts en augmentant les bénéfices de votre organisation et en satisfaisant les clients.

Il faut du temps et des efforts pour bien comprendre les processus et les coûts nécessaires pour la certification. Dans cet article, nous partageons quelques informations sur comment estimer le coût, comment le réduire et pourquoi ce coût constituera l’un des meilleurs investissements que vous ferez.

 

Avantages de la certification ISO 9001

Une organisation doit savoir que ses processus, produits et services garantissent un retour sur investissement.

– La certification ISO 9001 est  un investissement dans la croissance.

– Les organisations dotées de systèmes de management de la qualité basés sur l’ISO améliorent leur productivité, ce qui conduit à une croissance financière et à une augmentation des revenus.

– Les employés se rendent compte que leur entreprise est disposée à investir financièrement par le biais de processus qualité, de ressources et de formations. Cela crée ensuite un engagement des employés, dans lequel le personnel peut contribuer à l’efficacité globale de l’organisation.

– Le fait d’être certifié ISO 9001 crée des relations bénéfiques avec toutes les parties intéressées, notamment les clients, les employés, les entrepreneurs, les fournisseurs, les parties prenantes, les partenaires commerciaux potentiels, les gouvernements et la communauté.

– Soutenir le succès de la communication interne, de la gestion des risques et du maintien de la qualité des produits et services.

– La certification ISO 9001 aide les organisations à atteindre et même dépasser la satisfaction de leurs clients.

– Obtenir un avantage marketing concurrentiel en devenant une organisation certifiée à l’échelle internationale.

Parties du coût de certification ISO 9001

1. Utilisation des services d’un bureau de certification 

Un bureau de certification effectue l’audit de certification. Le coût dépend du nombre d’employés, de la complexité de l’organisation et du temps passé en audit.

Le coût couvrira les frais de déplacement, les frais administratifs et les frais de certification. Il est conseillé de rechercher un auditeur sur place pour réduire les frais de déplacement.

2. Dépenses liées aux ressources internes

Votre organisation doit estimer le temps que vos employés vont consacrer à la création et à la mise en œuvre d’un système de management de la qualité. Cela impliquera de la formation, de la recherche, l’allocation de ressources nécessaires à des changements prévisibles pour s’alligner avec les exigences de la norme.

3. Honoraires du consultant ou de l’aide externe 

Vous pouvez être amenés à acheter de nouveaux outils pour vous aider avec le processus d’implémentation de la norme (Documentation, formation …) en plus des honoraires du consultant si vous décidez de le solliciter . L’aide externe est normalement prise en compte lorsque les employés n’ont pas d’expérience dans la mise en œuvre du système de management de la qualité ou de l’ISO 9001.

Facteurs influant sur le coût de la certification ISO 9001

De nombreux coûts peuvent être associés à la mise en œuvre de l’ISO. Cependant, vous pouvez contrôler certains aspects tels que le coût des ressources internes ou les honoraires du consultant.

C’est pourquoi le prix de la certification ISO 9001 varie d’une organisation à l’autre. Pour avoir une idée générale, vous pouvez demander des devis à des organismes de certification. Votre organisation pourrait également s’adresser à plusieurs services de certification pour comparer les coûts possibles de la certification sur trois ans et les coûts de re-certification.

De même, l’inclusion d’autres normes associées aux systèmes de santé, de sécurité au travail et d’environnement peut influer considérablement sur les coûts de la certification.

1. Taille et complexité de l’organisation

La complexité et la taille ont un impact considérable sur les coûts de mise en œuvre. Vous pouvez contrôler la taille en limitant la portée (le domaine d’application), qui identifie les parties de votre organisation qui sont ou non exclues de la certification.

De plus, votre organisation doit bien étudier s’il faut inclure les succursales ou les sites dans l’audit, car cela entraînera des frais supplémentaires.

2. Coûts de mise en œuvre

Décidez d’utiliser un consultant ou de faire la mise en œuvre en interne. Votre organisation pourra économiser jusqu’à 300 € par jour si vous n’engagez pas de consultant pour l’aider dans la mise en œuvre et la documentation du système SMQ.

Lors de la mise en œuvre en interne, votre organisation doit évaluer les coûts en ressources, en temps et en personnel nécessaires au projet. Il devrait également inclure une formation pour les employés pour les aider à l’élaboration de la documentation. (En savoir plus sur notre solution de documentation ICI)

3. Frais de certification

Les frais de certification dépendent de la taille de votre organisation et du nombre de succursales ou de sites opérationnels. Votre organisation doit également évaluer les niveaux de risque associés à vos produits ou services.

4. Coûts postérieurs à la certification

Les certificats ISO sont délivrés pour trois ans. Votre organisation doit toujours subir des audits de surveillance bi-annuels ou annuels pour établir une conformité constante à la norme.

Notez que les audits annuels coûtent environ 1000 €, tandis qu’un audit de re-certification peut coûter environ 60% des frais d’évaluation initiale. En outre, certains organismes de certification facturent des frais d’enregistrement d’environ 100 à 400 € par an. Globalement, votre organisation doit prévoir des coûts de certification ISO pouvant aller jusqu’à 3500 à 4500 € pour trois ans.

Comment réduire le coût de la certification ISO 9001

La meilleure nouvelle c’est que votre organisation a beaucoup d’options pour mettre en œuvre l’ISO 9001. La manière dont vous décidez et planifiez la mise en œuvre aura une incidence significative sur les coûts. N’oubliez pas que vous pouvez améliorer votre efficacité en faisant plus avec moins de ressources et en réduisant les coûts.

• Sécurisez une copie de la norme.

C’est pour vous assurer que les processus et la stratégie de votre organisation répondent aux exigences. Vous pouvez consulter ISO.org pour une liste complète des prix.

• Peser les pour et les contre de l’embauche d’un consultant.

Comme mentionné précédemment, votre organisation peut créer un plan d’implémentation en interne plutôt que d’engager un consultant. Mais si vous souhaitez utiliser les services de consultants ISO, ils effectueront tout le processus pour votre organisation. Cependant, vous devez être en mesure de payer le transfert de connaissances aux consultants afin qu’ils puissent concevoir le système de management de la qualité.

• Contactez plusieurs organismes de certification.

Obtenez des devis de plusieurs services de certification pour déterminer les coûts complets, visites de surveillance comprises. Demandez aux organismes de certification s’ils offrent des tarifs spéciaux pour votre type d’organisation.

Soyez vigilant sur les frais cachés. Évitez les dépenses inutiles en discutant de l’offre avec la direction et les chefs de département.

• Offrir de la formation.

Donnez aux employés les ateliers, cours et séminaires nécessaires pour qu’ils puissent maximiser leurs capacités et contribuer à la mise en œuvre de manière positive.

En outre, les employés compétents et fiables minimisent les risques et les problèmes, ce qui peut aider votre entreprise à économiser de l’argent.

• Allouez les ressources en conséquence.

Maintenir et mettre vos ressources à la disposition du personnel. Fixez des échéanciers réalistes pour pouvoir estimer la durée de la mise en œuvre et le nombre de jours d’audit.

• Pensez à effectuer une analyse des écarts.

Faites-le en particulier si votre organisation a déjà implémenté certaines parties des normes ISO. Une analyse des lacunes identifie les lacunes de votre système par rapport aux exigences de la norme. Votre organisation pourrait alors améliorer ces lacunes avant un audit.

• Utiliser des systèmes de management intégrés.

Il est rentable et rapide de mettre en œuvre plusieurs normes en tant que système de management intégré. La mise en œuvre de deux normes ou plus réduit le nombre des audits, la documentation et les audits intégrés.

• Réduisez la quantité de paperasse dans votre système.

La documentation peut être faite numériquement, ce qui est plus efficace que de conserver des piles de papier. Utilisez des modèles de documentation pour enregistrer facilement votre système de management de la qualité.

Ne vous laissez pas décourager par les coûts de la certification ISO. L’essentiel est que votre organisation comprenne parfaitement les normes, en particulier les avantages, pour faciliter la détermination de la fourchette de prix, réduire les coûts et estimer les frais de certification ISO 9001.

Examinez attentivement la manière dont la certification ISO 9001 est bénéfique pour les processus, les clients, les employés, les produits, les services et les opérations de votre entreprise. De cette façon, vous pourrez regarder au-delà des coûts et constater qu’il s’agit là d’une amélioration et d’un investissement que vous ne voudrez pas manquer.