Les organisations doivent auditer les processus associés à la direction générale dans le cadre d’un programme d’audit interne efficace. Ces processus comprennent ceux relatifs à la planification stratégique, à l’établissement de politiques et d’objectifs, à l’assurance d’une communication efficace et à la garantie de la disponibilité des ressources.
L’audit de la direction ou des administrateurs est souvent considéré comme une question sensible, mais en considérant chaque activité de gestion comme un processus organisationnel normal, il devient beaucoup plus facile de se concentrer sur la détermination de l’efficacité des résultats de leurs activités.
Comment auditer les cadres supérieurs
En utilisant une approche formelle basée sur les risques pour la planification de l’audit interne, comme l’exige la norme ISO 9001, les auditeurs ont une excellente occasion d’impliquer la direction dans le processus d’audit. En faisant participer la direction au processus de planification et en lui donnant la maîtrise des domaines à auditer, l’audit interne devient un mécanisme précieux de développement.
Un bon point de départ est de copier, dans la liste de contrôle de l’audit, toutes les exigences de la norme qui disent “la direction doit”, presque chaque clause de la section 5 commence par “la direction doit” et c’est le travail des auditeurs de trouver si la direction “l’a fait”. La liste de contrôle de l’audit doit couvrir les exigences des sections suivantes :
5.1 Engagement de la direction
5.2 Orientation client
5.3 Politique de qualité
5.4.1 Objectifs de qualité
5.4.2 Planification du système de gestion de la qualité
5.5.1 Responsabilité et autorité
5.5.2 Représentant de la direction
5.5.3 Communication interne
5.6 Revue de direction
5.6.1 Généralités
Au cours de l’audit interne
Lors de l’audit interne de la direction générale, l’auditeur doit recueillir et corroborer les preuves de l’engagement de la direction générale à partir du système de gestion de la qualité lui-même. L’auditeur doit demander comment le manuel qualité aborde les questions relatives à l’engagement de la direction et demander comment elles sont réalisées ; ensuite, l’auditeur doit trouver des preuves objectives qui prouvent que c’est réellement fait. Cette méthode s’applique aussi bien à la direction qu’au machiniste de production, et à tous les autres membres de l’organisation d’ailleurs !
Si les procédures, les politiques et les objectifs standard et documentés constituent les intrants de l’audit, les preuves échantillonnées et les déclarations faites lors des entretiens par les personnes auditées de la direction constituent les extrants de l’audit. Si les données d’entrée ne correspondent pas aux données de sortie attendues, l’auditeur déclare simplement ce décalage comme une non-conformité, tout en fournissant une piste d’audit pour les preuves à l’appui.
Rapport final
Les auditeurs doivent préparer le rapport d’audit interne de manière à pouvoir le présenter. Il peut être nécessaire de présenter le résumé du rapport d’audit directement à la direction générale et aux autres parties intéressées de l’organisation. Le résumé doit mettre en évidence les résultats positifs et négatifs et suggérer des possibilités d’amélioration.
