Quelles sont les exigences de communication de l’ISO 9001 : 2015 ? Dans cette article Managementqualite.com vous expliquera l’ensemble des ces exigences et donnera les actions nécessaires pour rendre votre système de management de la qualité conforme à la norme ISO 9001.

Dans notre société, la communication est essentielle car elle rend la transmission des messages systématique. Il donne une compréhension complète des idées, des opinions et des faits.

Dans le monde de l’entreprise, la communication revêt la plus grande importance. Les processus, les règles et les détails sont correctement expliqués et compris.

De même, la communication prend en charge les processus afin de rendre votre système de management de la qualité (SMQ) opérationnel lorsque votre organisation se conforme à la norme ISO 9001: 2015.

En outre, les nouvelles exigences de la communication dans l’ISO 9001: 2015 se trouvent dans la section 7 ou dans la chapitre du support.

Cette section couvre toutes les exigences relatives aux processus que votre organisation doit établir pour prendre en charge un système de management de la qualité.

Cela garantira également la capacité de fournir des produits et services qui répondent aux exigences et augmentent la satisfaction de la clientèle. Tous ces éléments entrent dans le champ d’application de tout système de management de la qualité et de la norme ISO 9001: 2015.

Comment la communication prend-elle en charge un système de management de la qualité?

La section Support de l’ISO 9001: 2015 comprend plusieurs processus de support pour un système de management de la qualité.

• La communication;
• Les ressources humaines;
• Les infrastructure;
• La surveillance et la mesure;
• L’environnement des opérations;
• Les compétences;
• Les informations documentées;
• Les processus de contrôle des informations documentées;
• Les exigences en matière de communication sont pourtant les plus simples.

Quelles sont les communications importantes pour un système de management de la qualité?

De manière générale, les exigences de communication spécifient qu’une organisation doit identifier les communications internes et externes essentielles au système de management de la qualité.

Pour déterminer ce qui est considéré comme pertinent, votre organisation doit revenir sur la portée de son système de management de la qualité.

Comme vous vous en souvenez peut-être, la portée définit ce que le système de management de la qualité couvre au sein de votre organisation.

Vos produits et services identifiés vous aideront à déterminer quelle communication est importante pour votre système de management de la qualité.

Qu’est-ce qui constitue un plan de communication?

Lors de l’identification des communications essentielles pour le SMQ, votre organisation doit prendre en compte les aspects suivants dans un plan de communication.

Que doit-on communiquer?

Tout d’abord, quelles communications allez-vous inclure dans votre système de mangement de la qualité?

Certaines organisations ont des obligations légales en matière de rapports sur certains éléments du système de management de la qualité, comme les non-conformités de produits et de services.

Avec qui votre organisation va-t-elle communiquer?

Il existe une liste de groupes avec lesquels votre organisation doit communiquer:

• Les clients;
• Les employés;
• Les partenaires d’affaires;
• Les fournisseurs;
• Les actionnaires;
• Les organismes gouvernementaux;
• Les médias;
• Les membres du public;

• Notez que la communication à diffuser dépendra toujours du sujet. Tous les sujets de communication ne doivent pas être partagées avec toutes les parties figurantes sur cette liste.

Quand votre organisation communiquera-t-elle?

Cet aspect dépend également du sujet ou de la brièveté de la situation.

Par exemple, quand votre organisation communiquera-t-elle sur un produit non conforme?

Combien de temps votre entreprise attendra-t-elle avant de communiquer un changement de site de votre entrepôt?

Quand votre organisation doit-elle informer les parties prenantes des évolutions vitales du système de management de la qualité?

Dans certains cas, des exigences légales ou contractuelles peuvent avoir une incidence sur cette décision.

Qui va communiquer?

Semblable à la question précédente, cette décision repose sur la gravité de l’information.

Par exemple, une équipe de projet peut communiquer de petites non-conformités, alors que les PDG devraient communiquer des défaillances critiques.

De plus, certains individus ou représentants assignés peuvent communiquer des informations aux médias.

Comment votre organisation va-t-elle communiquer?

Il existe différents modes de communication. Cependant, certaines méthodes fonctionneront mieux que d’autres en raison de la diversité des informations et du large éventail de parties impliquées.

Selon ce que vous devez communiquer, votre organisation peut utiliser un courrier électronique, des communiqués de presse, des discussions en personne, des réunions, des appels ou des messages texte.

Préparez et planifiez vos communications

ISO 9001: 2015 n’exige pas que votre plan de communication fasse partie des informations documentées.

Néanmoins, l’inclusion de votre plan de communication dans les informations documentées simplifie le travail.

Par exemple, si le PDG d’une petite entreprise s’occupe de toutes les communications, il n’est pas nécessaire de documenter le plan de communication.

D’autre part, un plan documenté est conseillé dans une situation plus complexe impliquant de nombreuses personnes communiquant avec différentes parties, sur des sujets variés, selon des modes différents.

Notez que ces exigences s’appliquent aux communications internes et externes.

N’oubliez pas de déterminer comment vous communiquerez les informations critiques du système de management de la qualité à vos employés.

En outre, on suggère d’élaborer un plan de communication à l’avance.

Si votre organisation attend jusqu’à la dernière minute, vous risquez des erreurs qui pourraient nuire à votre crédibilité, à votre image et à votre réputation.

Gardez à l’esprit qu’un bon système de management de la qualité signifie également créer un bon plan de communication.