L’ISO/CEI 17024 définit des critères pour les organisations qui certifient des personnes dans diverses professions, en veillant à ce qu’elles fonctionnent de manière cohérente, comparable et fiable dans le monde entier.

Cet article sert de guide, décomposant le labyrinthe de la documentation requise pour la conformité à la norme ISO/IEC 17024, garantissant que votre organisme de certification peut répondre aux critères internationaux de bonnes pratiques et d’excellence.

Introduction 

La norme ISO/IEC 17024:2012 constitue une référence mondiale pour les organismes de certification du personnel, garantissant qu’ils opèrent de manière cohérente, comparable et fiable. En fournissant un cadre structuré, il permet à ces organismes d’évaluer les compétences des individus dans une variété de professions et d’occupations. Cet aspect est de plus en plus crucial dans l’économie mondialisée d’aujourd’hui, où la nécessité de faire confiance aux capacités du personnel est primordiale.

On ne saurait trop insister sur l’importance de la norme ISO/IEC 17024. Il inspire confiance aux parties prenantes en démontrant que les professionnels certifiés répondent aux exigences spécifiques de leur rôle. Les organismes de certification du personnel qui se conforment à la norme ISO/IEC 17024 sont reconnus pour la solidité de leurs processus de certification, qui couvrent l’élaboration et la mise à jour des systèmes de certification, le processus d’évaluation et les exigences relatives aux systèmes de gestion.

Dans cet article, nous nous penchons sur la documentation essentielle pour atteindre et maintenir la conformité avec la norme. Une documentation appropriée ne sert pas uniquement à satisfaire un critère ; elle est essentielle pour garantir la transparence, la traçabilité et l’efficacité du processus de certification. Nos orientations visent à aider les organismes de certification à s’y retrouver dans la complexité de ces exigences, en favorisant une compréhension claire des documents nécessaires au maintien de l’intégrité et de la compétence des activités de certification.

Section 1 : Comprendre les exigences de la documentation ISO/IEC 17024 

La norme ISO/IEC 17024:2012 définit la référence mondiale pour les organismes certifiés procédant à la certification de personnes. Un aspect essentiel de la conformité à la norme ISO/IEC 17024 est une documentation appropriée. Outil essentiel pour les organismes de certification et les propriétaires de systèmes, une documentation bien gérée sous-tend le processus de certification, depuis le développement jusqu’à la décision de certification.

Éléments essentiels de la documentation :

1. Systèmes de certification Description: Elle couvre le champ d’application, la description des emplois et des tâches, les compétences requises et le processus d’évaluation pour vérifier la conformité.

1. Exigences du système de gestion: Il comprend des procédures et des politiques documentées démontrant le fonctionnement et l’efficacité de l’organisme de certification.

1. Registres des activités de certification: Le maintien de la transparence et de la traçabilité du processus de certification, depuis la demande jusqu’à la délivrance, le maintien, le renouvellement, la suspension ou le retrait de la certification.

L’exactitude, la cohérence et l’accessibilité de la documentation sont essentielles. La mise à jour des documents n’est pas négociable pour les organismes de certification et est essentielle pour garantir aux parties prenantes et aux organismes d’accréditation que l’organisme de certification est compétent. En outre, ces documents doivent être systématiquement examinés et contenir suffisamment de détails pour permettre de recréer le processus de certification si nécessaire.

En outre, la documentation ISO/IEC 17024 doit respecter les exigences légales et réglementaires, servant de base pour atténuer les risques associés aux activités de certification. Par essence, la documentation constitue une assurance de la qualité et de l’intégrité de la certification.

Les organismes de certification doivent s’assurer que le personnel est compétent en matière de gestion, d’archivage et de sécurisation des documents, en garantissant la confidentialité et la protection des informations. Avec des exigences aussi complètes en matière de documentation, la norme ISO/IEC 17024 crée un environnement de confiance dans lequel la compétence des individus est reconnue au niveau international.

Section 2 : Documentation sur les exigences générales 

La norme ISO/IEC 17024:2012 définit les critères de référence pour la certification des personnes, en garantissant que les organismes de certification opèrent de manière compétente, cohérente et impartiale. La section 2 de la norme ISO/CEI 17024, intitulée “Exigences générales”, décrit plusieurs éléments essentiels permettant aux organismes de certification du personnel de maintenir l’intégrité et la fiabilité de leurs processus de certification.

Le statut juridique et la responsabilité de l’organisme de certification sont au premier plan. Il doit s’agir d’une entité légalement reconnue qui rend clairement compte de ses activités. En documentant sa structure juridique, l’entité démontre sa capacité à respecter les droits et les devoirs prévus par les lois en vigueur, assurant ainsi sa protection et celle de ses parties prenantes.

Pour réglementer les interactions avec les clients et les autres parties concernées, l’organisme de certification doit établir des accords définissant les droits, les responsabilités et les attentes. Cela permet non seulement d’établir une base de responsabilité, mais aussi de clarifier l’étendue du travail et la procédure, en sauvegardant les intérêts de toutes les parties.

L’impartialité et l’indépendance sont essentielles pour maintenir la crédibilité de la certification. Les politiques documentées doivent être respectées afin d’éviter les conflits d’intérêts et de garantir l’impartialité des opérations. Cela implique que l’ensemble du personnel déclare tout conflit potentiel et adhère à un processus formel de gestion de ces conflits.

L’engagement de l’organisme de certification en matière de confidentialité et de protection des données est tout aussi essentiel. Les politiques de protection des données et les accords de confidentialité sont essentiels pour protéger les informations personnelles et exclusives collectées au cours des activités de certification. Cette documentation doit être conforme aux lois en vigueur et mettre l’accent sur la prévention de la divulgation non autorisée des données, renforçant ainsi la confiance des parties prenantes dans l’organisme de certification.

Ces piliers de la section 2 constituent la clé de voûte de l’assurance, pour les parties prenantes, que les processus de certification sont menés avec le plus haut degré de professionnalisme et de respect des normes éthiques, reflétant l’essence de la norme ISO/IEC 17024:2012.

Section 3 : Documentation sur les exigences structurelles 

Dans le domaine de la certification du personnel, la norme ISO/IEC 17024 est une norme clé qui définit des critères rigoureux pour les organisations qui certifient des personnes. Ces organismes de certification doivent disposer d’une structure organisationnelle solide et clairement définie pour garantir la bonne exécution des activités de certification. Le respect de cette norme implique une documentation complète, qui est un élément essentiel de la section 3 : Exigences structurelles.

Les organigrammes sont indispensables dans cette documentation, car ils fournissent une représentation visuelle claire de la hiérarchie organisationnelle. Ces tableaux doivent décrire les relations et les lignes d’autorité entre les différents rôles au sein de l’organisme de certification. Des descriptions de poste détaillées doivent accompagner les tableaux afin de délimiter les responsabilités et les compétences spécifiques requises pour chaque poste.

La gouvernance de l’organisme de certification est l’un des points essentiels des exigences structurelles. La documentation doit spécifier les structures de gouvernance, en élucidant les responsabilités de gestion qui dirigent le processus de certification. Les mécanismes de surveillance doivent également être clairement documentés afin de démontrer comment l’organisme de certification surveille et examine efficacement ses activités de certification et ses processus de prise de décision.

La gestion des ressources est un autre élément essentiel des exigences structurelles. L’organisme de certification doit tenir un registre de l’affectation des ressources, en veillant à ce que tous les systèmes de certification bénéficient d’un soutien adéquat. Il s’agit notamment de documenter les ressources humaines et les infrastructures et équipements nécessaires. Une documentation appropriée garantit que l’organisme dispose des capacités nécessaires pour gérer efficacement la certification des personnes.

En résumé, la documentation relative aux exigences structurelles de la norme ISO/CEI 17024 garantit une voie claire pour la responsabilité, une gouvernance efficace et une allocation appropriée des ressources. Il jette les bases de la confiance et de l’intégrité dans la certification des professionnels, en offrant aux parties prenantes l’assurance que les personnes certifiées possèdent les compétences requises établies par les systèmes de certification concernés.

Section 4 : Documentation sur les besoins en ressources 

La section 4 de la norme ISO/IEC 17024, qui porte sur les exigences en matière de ressources, énonce des critères rigoureux auxquels les organismes de certification du personnel doivent satisfaire pour garantir la compétence et la cohérence de leurs processus de certification. La norme ISO/IEC 17024 est la référence mondiale reconnue pour les organismes responsables de la certification des personnes dans un large éventail de professions et d’industries.

Compétence du personnel : La base d’un organisme de certification crédible est la compétence de son personnel. Il s’agit non seulement du personnel directement impliqué dans les activités de certification, mais aussi de toute personne agissant en son nom, comme les consultants ou les évaluateurs externes. Par conséquent, la documentation des qualifications du personnel est essentielle. Il s’agit de curriculum vitae détaillés décrivant les qualifications individuelles, l’expérience pertinente et les réalisations professionnelles.

Outre les diplômes et les titres professionnels, les dossiers de formation continue et les plans de développement professionnel sont essentiels. Ils illustrent l’engagement d’une organisation à maintenir le niveau le plus élevé d’expertise et de connaissances au sein de son personnel. En outre, les évaluations régulières des compétences démontrent l’approche proactive de l’organisme de certification pour garantir la capacité de son personnel à remplir efficacement les rôles qui lui sont assignés.

Ressources d’appui : Un autre aspect critique souligné dans la norme ISO/IEC 17024 est la nécessité de disposer de ressources d’assistance solides. Les organismes de certification doivent tenir des registres complets des stocks d’équipements, ainsi que des registres méticuleux de maintenance et d’étalonnage. L’état et la fiabilité des équipements et des instruments de mesure sont essentiels à la précision des processus d’évaluation. Par conséquent, la tenue de registres précis et à jour valide l’intégrité de l’ensemble de l’opération de certification.

Tableau récapitulatif :

L’adoption de la norme ISO/IEC 17024 par les organismes de certification du personnel peut non seulement renforcer la fiabilité de leurs systèmes de certification, mais aussi garantir aux parties prenantes, aux propriétaires de systèmes et aux experts en la matière que les certifications accordées sont le reflet d’une véritable compétence. En s’alignant sur la norme, les organismes gérant des programmes de certification montrent leur engagement à maintenir des niveaux élevés de qualité et de cohérence dans leurs activités de certification.

Section 5 : Documentation sur les systèmes de certification 

ISO/IEC 17024 est une norme mondialement reconnue qui sert de référence aux organisations impliquées dans la certification de personnes dans divers secteurs. Elle garantit l’impartialité du processus de certification et la qualité du système mis en place par l’organisme de certification.

Documentation sur les schémas de certification

Les organismes de certification doivent conserver une documentation solide pour étayer l’intégrité et la validité du processus de certification. Les principaux documents requis par la norme ISO/IEC 17024 sont les suivants

• Documents de conception: Ils détaillent la structure et les composantes du système de certification, garantissant la clarté et la cohérence de ce que la certification couvre et de ce qu’elle entend évaluer dans les compétences d’un individu.

• Rapports de validation: Ils démontrent que la conception du système de certification permet d’évaluer efficacement les compétences d’une personne dans le domaine concerné.

• Contribution des parties prenantes: Pour élaborer un schéma de certification crédible, il est essentiel d’apporter la preuve que des consultations ont été menées avec une série de parties prenantes, notamment les propriétaires de systèmes, les experts en la matière et les utilisateurs potentiels des systèmes.

Exigences du processus de certification

• Formulaires de demande et lignes directrices: Les procédures documentées qui guident les candidats tout au long du processus de certification doivent être claires et accessibles.

• Procédures d’examen: Ils décrivent la manière dont les examens sont élaborés, administrés et notés afin de garantir l’équité et l’objectivité pour tous les candidats.

• Critères d’évaluation des compétences: Des critères transparents détaillant la manière dont la compétence d’un individu sera mesurée sont essentiels pour la fiabilité du processus de certification.

Décision de certification

• Critères de décision: Les critères et le processus utilisés pour prendre les décisions de certification doivent être documentés, afin de garantir que les décisions de certification sont équitables, cohérentes et impartiales.

• Dossiers de certification: Des registres précis et sécurisés de la certification et de la recertification doivent être conservés afin de préserver l’intégrité de la certification.

En résumé, la documentation dans le cadre de la norme ISO/IEC 17024 est essentielle pour instaurer la confiance et garantir aux parties prenantes que la certification des personnes est effectuée avec rigueur et impartialité. La documentation ci-dessus alimente un processus de certification transparent et efficace qui est essentiel pour maintenir la confiance dans la certification des professionnels dans le monde entier.

Section 6 : Documentation des exigences du processus 

La norme ISO/IEC 17024 établit des références internationales rigoureuses pour les organisations qui certifient des personnes. Connues sous le nom d’organismes de certification du personnel, ces organisations sont essentielles pour garantir que des compétences spécifiques sont acquises par les professionnels de divers secteurs. La section 6 de la norme ISO/CEI 17024 décrit la documentation sur les exigences du processus nécessaire pour que ces organismes maintiennent l’intégrité et garantissent la compétence des personnes qu’ils certifient.

Procédures opérationnelles standard (POS)

Les organismes de certification du personnel doivent élaborer et respecter des procédures opérationnelles normalisées strictes. Ces procédures doivent couvrir l’ensemble du cycle de vie de la certification, de la demande au renouvellement ou à la révocation. Les procédures opérationnelles standard garantissent la cohérence, l’équité et la transparence du processus de certification, ce qui renforce la confiance des parties prenantes.

Processus de certification

Un processus de certification documenté est essentiel. Cela inclut des critères clairs pour l’acceptation ou le rejet des candidatures, garantissant une évaluation impartiale des candidats. Les étapes entre l’enquête initiale et la décision doivent être explicitement définies pour éviter toute ambiguïté.

Méthodes d’inspection et d’essai documentées

Pour éviter les biais et les erreurs, les méthodes d’inspection et d’essai doivent être normalisées. La documentation comprend les paramètres d’évaluation, les qualifications des personnes chargées de l’évaluation et les outils utilisés.

Traitement des demandes de certification

Il est impératif d’adopter une approche structurée du traitement des demandes. Cette section de la documentation décrit les étapes de l’examen et du traitement des demandes, y compris les délais et le traitement des informations sensibles.

Recours et plaintes

L’organisme de certification doit disposer de procédures de recours documentées et d’un système de gestion des plaintes. Cette transparence est essentielle pour rassurer les candidats et maintenir la crédibilité.

Tableau : Éléments clés de la documentation

En conclusion, la section 7 de la norme ISO/CEI 17024 exige que les organismes de certification conservent une documentation complète et détaillée de leurs procédures de certification. Cela garantit que les organismes opèrent dans un cadre cohérent, ce qui renforce la confiance des parties prenantes et améliore la valeur globale de la certification fournie aux individus.

Section 7 : Documentation du système de gestion

La norme ISO/IEC 17024:2012 définit des critères rigoureux pour les organisations qui certifient des personnes, garantissant ainsi une référence mondiale pour les processus de certification du personnel. Un aspect essentiel de ces normes est la documentation du système de gestion, décrite au point 7. Les organisations qui souhaitent obtenir une accréditation doivent documenter méticuleusement leur système de gestion de la qualité (SGQ) afin de démontrer leur compétence et leur fiabilité en matière de certification des professionnels.

La documentation du SMQ sert de base aux opérations d’un organisme de certification, en décrivant ses politiques, ses objectifs et ses responsabilités en termes clairs. Parmi les éléments indispensables figurent le manuel du SMQ, qui résume le cadre de qualité de l’organisation, et les politiques qui sous-tendent ses activités de certification.

Les organismes de certification sont chargés d’établir des objectifs et des plans de qualité, d’encourager l’amélioration continue et de veiller à ce que ces objectifs soient mesurables et conformes aux exigences de la norme ISO/IEC 17024:2012. La documentation de ces éléments est essentielle pour évaluer leur efficacité et guider l’orientation stratégique.

En outre, la section 7 souligne l’importance de la réalisation d’audits internes et de revues de direction, avec une diligence dans la tenue des calendriers, des rapports et des procès-verbaux de réunions correspondants. Ces dossiers doivent être soigneusement conservés pour faciliter le suivi des performances par rapport aux normes et la mise en œuvre des plans d’action.

Dans le domaine des actions correctives et préventives, la norme ISO/IEC 17024 exige une documentation complète. Les rapports de non-conformité et les enregistrements correctifs et préventifs qui en découlent témoignent de l’engagement d’un organisme de certification à respecter sa promesse de qualité, en mettant en évidence une approche réactive et responsable des écarts.

Pour résumer la gravité de ces détails, considérons la structure suivante :

En résumé, le succès de l’accréditation dépend de la solidité de la documentation du système de gestion. Une organisation doit favoriser une culture de documentation disciplinée, garantissant que toutes les activités liées à la certification du personnel sont systématiquement enregistrées, continuellement révisées et rigoureusement améliorées. Cette documentation sert non seulement à prouver la conformité à la norme ISO/IEC 17024, mais aussi à convaincre les parties prenantes que l’organisme de certification opère avec rigueur, cohérence et un engagement inébranlable en faveur de la qualité.

Section 8 : Gestion des dossiers et de l’information 

ISO/IEC 17024:2012 spécifie des normes rigoureuses pour la maîtrise de la documentation et la gestion des enregistrements pour les organismes de certification des personnes. Ces organismes doivent maintenir un système de contrôle des documents bien défini, comprenant des politiques et des procédures qui garantissent l’actualité et l’exactitude de tous les documents liés aux activités de certification. Le système doit utiliser des journaux de contrôle de version pour suivre les modifications apportées aux documents essentiels, ce qui facilite la transparence et la traçabilité.

Caractéristiques principales du contrôle des documents :

• Politiques et procédures régissant l’approbation, la révision et la modification des documents

• Contrôle des versions pour gérer les révisions des documents

• Enregistrements de distribution pour suivre la diffusion des documents

• Accès sécurisé pour éviter les modifications non autorisées

La gestion des enregistrements est un autre aspect crucial de la conformité à la norme ISO/IEC 17024. Les organismes de certification du personnel sont censés avoir mis en place des politiques solides en matière de conservation des dossiers. Ces politiques doivent définir la durée de vie des différents types de documents et garantir leur accessibilité, leur récupération et leur sécurité. Les systèmes d’archivage doivent protéger les informations sensibles contre l’accès non autorisé, la corruption ou la perte, reflétant ainsi l’importance de préserver l’intégrité et la confidentialité des dossiers de certification.

Caractéristiques principales de la gestion des documents :

• Politiques de conservation des documents dictant les durées et les conditions de conservation des documents

• Des systèmes d’archivage sûrs et fiables

• Mesures de protection contre l’accès non autorisé aux données sensibles

Tableau : Caractéristiques du contrôle des documents et des enregistrements

Les organismes de certification du personnel sont ainsi tenus de respecter des normes claires en matière de traitement des documents et des enregistrements, conformément à l’objectif principal de la norme ISO/CEI 17024 : garantir la compétence et la fiabilité des professionnels certifiés.

Section 9 : Documentation sur l’amélioration continue 

Conformément à la norme ISO/IEC 17024, qui définit les critères de compétence en matière de certification du personnel, la section 9 met l’accent sur le rôle essentiel de l’amélioration continue au sein des organismes de certification. Pour maintenir des programmes et des processus de certification solides et crédibles, la documentation de l’amélioration continue est cruciale.

Les indicateurs clés de performance (ICP) et les mesures de performance servent de base à l’évaluation de l’efficacité de l’organisme de certification. Les rapports d’évaluation des performances, qui compilent ces paramètres, doivent être préparés périodiquement pour examiner l’efficacité globale et identifier les domaines qui nécessitent une amélioration.

En outre, les organismes de certification devraient mettre en place des mécanismes de retour d’information afin de recueillir des informations précieuses auprès des clients et des parties prenantes. Ce retour d’information doit être méticuleusement documenté et faire partie intégrante du processus d’amélioration continue. La documentation doit inclure des enregistrements de retour d’information, qui non seulement facilitent un suivi efficace, mais aussi incitent à prendre des mesures pour améliorer la situation.

Les résultats des initiatives d’amélioration doivent être documentés afin de fournir des preuves claires des progrès réalisés par l’organisme de certification. Cela permet non seulement de garantir la transparence, mais aussi d’assurer aux parties prenantes que leurs contributions contribuent à élever les normes des systèmes de certification.

Structurer efficacement la documentation :

• Établir des indicateurs clés de performance (KPI) et des mesures de performance

• Produire et tenir à jour des rapports d’évaluation des performances

• Enregistrer le retour d’information des clients et des parties prenantes

• Documenter les progrès et les résultats des actions d’amélioration

La documentation méticuleuse prévue à la section 9 illustre non seulement l’engagement de l’organisme de certification en faveur de l’excellence, mais contribue également à renforcer la confiance des organismes internationaux, des propriétaires de systèmes et de toutes les parties concernées dans le paysage de la certification.

En examinant ces documents, les organismes d’accréditation peuvent vérifier que le processus d’amélioration continue est en place et que l’organisme de certification se conforme aux exigences définies dans la norme ISO/CEI 17024.

Conclusion 

En conclusion, il est indispensable pour les organismes de certification du personnel de disposer d’une documentation complète pour assurer la conformité à la norme ISO/IEC 17024. Les documents essentiels requis comprennent un système de certification détaillé pour les personnes, les exigences du système de gestion, le champ d’application de la certification et la preuve de la compétence pour la certification du personnel. Ces documents servent de base à un processus de certification transparent et efficace et permettent aux organismes de certification de prendre des décisions éclairées en matière de certification.

L’adhésion à cette norme souligne un engagement inébranlable en faveur de la qualité et de l’intégrité des programmes de certification. Il garantit aux parties prenantes la fiabilité et la cohérence des certifications accordées. Les organismes de certification doivent donc donner la priorité au développement et à la maintenance d’un système de documentation efficace. Un tel système est la pierre angulaire permettant de faciliter le processus d’évaluation et d’assurer la confiance dans la certification des personnes.

L’amélioration continue est le mot d’ordre pour maintenir la conformité à la norme ISO/IEC 17024:2012. Les organismes de certification sont encouragés à se tenir au courant des meilleures pratiques, à s’adapter aux changements et à affiner leurs processus. L’évolution constante des normes professionnelles nécessite une approche dynamique de la documentation et de l’assurance qualité